Pflichten des WEG-Verwalters im Rahmen von Instandsetzung / Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums

Von Rechtsanwalt und Fachanwalt für Mietrecht und Wohnungseigentumsrecht Per-Hendrik Ipland

 Die Instandhaltung einer WEG-Immobilie ist Basis für eine langfristige Wertsicherung. Das Prozedere innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist allerdings komplex und nicht selten Grund für Auseinandersetzungen unter den Eigentümern,  insbesondere auch zwischen der Gemeinschaft und dem WEG-Verwalter. Der Beitrag untersucht die Rolle des Verwalters innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft, insbesondere dessen Rechte und Pflichten nach § 27 Wohnungseigentumsgesetz (nachfolgend WEG genannt).

Häufig erwartet die Gemeinschaft oder einzelne Eigentümer vom Verwalter ein Handeln, zu welchem dieser überhaupt nicht ermächtig ist. Andererseits ist der Verwalter die zentrale Funktion für die Handlungsfähigkeit einer Wohnungseigentümergemeinschaft, ohne dessen Handeln eine Instandhaltung nicht durchgeführt werden kann. Eine nachhaltige Werterhaltung und/oder -verbesserung ist daher nur zielführend, wenn sämtliche ?Organe? einer Gemeinschaft zusammen wirken und sich jeder seiner eigenen Verpflichtung bewusst ist.

Perspektivisch ist für eine ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung regelmäßig eine mittel- bis langfristige Planung empfehlenswert. Reagiert die Gemeinschaft nur auf einen kurzfristig entstehenden Instandsetzungsbedarf, kommt es häufig zum sogenannten Instandhaltungsstau, da beispielsweise die Finanzlage der Gemeinschaft eine Instandsetzung gerade nicht zulässt.

Nur wer ist innerhalb der Gemeinschaft dafür verantwortlich? Entsprechend dieser Frage soll nachfolgend zunächst die Stellung des Verwalters im Rahmen des Instandhaltungsprozesses näher erörtert werden. Gerade diese Frage ist häufig Gegenstand der Auseinandersetzungen zwischen dem WEG-Verwalter und der Gemeinschaft.

Eilmaßnahmen

Voranzustellen im Rahmen der planmäßigen Instandhaltung sind zunächst die sogenannten ?Eilmaßnahmen? der Instandhaltung gemäß § 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG. Hierbei handelt es sich um dringliche Fälle, die wegen ihrer Eilbedürftigkeit eine vorherige Einberufung der Eigentümerversammlung nicht zulassen. Klassisches Beispiel in diesem Zusammenhang ist ein Rohrbruch, der die Substanz des Gemeinschaftseigentums gefährdet, wenn nicht sofort gehandelt wird. Hierunter fällt z.B. nicht das Auswechseln einer defekten Lampe! In dinglichen Fällen hat der WEG-Verwalter regelmäßig das Recht und auch die Pflicht, ohne Einberufung einer Eigentümerversammlung Instandsetzungsmaßnahmen einzuleiten, weshalb diese Vorschrift seitens der Verwaltung zurückhaltend angewandt werden sollte, da in erster Linie die Eigentümer entscheiden, welche Maßnahmen wann zu treffen sind.

Maßnahmen durch den Verwalter

Zentrale Norm für die eingangs aufgeführte Problematik bzw. die Aufgabenstellung des Verwalters ist § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG. Danach ist der Verwalter gegenüber den Wohnungseigentümern und gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer berechtigt und verpflichtet, die für die ordnungsmäßige Instandhaltung / Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu treffen.

Die zuvor genannte Vorschrift legt dem Verwalter eine bedeutende Verantwortung auf, wenn auch vom Wortlaut sehr abstrakt. Zunächst scheint es, der Verwalter könne Maßnahmen der Instandhaltung eigenständig durchführen. Der Verwalter ist laut Gesetz verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen zur ordnungsmäßigen Instandhaltung/Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums zu treffen. Es stellt sich daher die Frage, was ist erforderlich?

Die Rechtsprechung definiert die erforderlichen Maßnahmen seit jeher damit, dass der Verwalter zunächst die für eine Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen festzustellen und sodann die Gemeinschaft auf die Erforderlichkeit dieser erforderlichen Maßnahmen hinzuweisen hat. Darüber hinaus hat der Verwalter bereits Angebote einzuholen und auf die letztlich erforderliche Beschlussfassung hinzuwirken. Maßgebliche Aufgabe des Verwalters ist es daher vielmehr, die Entscheidung der Wohnungseigentümer vorzubereiten, wobei dieser Pflichtenkatalog von den Gerichten weit gefasst wird und Versäumnisse der Verwaltung gegebenenfalls zu Schadensersatzansprüchen führen.

?Feststellen?

Allein durch die dem Verwalter obliegende Pflicht den Instandsetzungs- und haltungsbedarf festzustellen, ist der Verwalter Ausgangspunkt im gesamten Instandsetzungsprozedere. Die Gerichte schreiben dem Verwalter beispielsweise die Pflicht zu, regelmäßig die WEG-Anlage bzw. das Objekt zu begehen, auch wenn kein besonderer Anlass dazu besteht. Erst recht hat der Verwalter bei besonderen Anlässen, wie Sturm oder anderen Naturereignissen sowie bei Hinweisen von Wohnungseigentümern und Mietern, die Pflicht, das Gemeinschaftseigentum zu begehen, um etwa erforderlichen Instandsetzungsbedarf zu klären.

An dieser Stelle ist zu empfehlen, dass bereits bei diesen Begehungen ein Bausachverständiger den Verwalter begleitet. Vielfach besitzt der Verwalter nicht den technischen Sachverstand, um überhaupt etwaigen Instandsetzungsbedarf zu erkennen. Wichtig in diesem Zusammenhang zu erwähnen ist, dass etwaige Kosten, die durch den Einsatz eines Sachverständigen entstehen, von der Gemeinschaft zu tragen sind. Allerdings ist eine entsprechende Kostenübernahme vorab von der Gemeinschaft zu beschließen.

Exkurs: Instandsetzungsplanung

Ziel sollte es im Rahmen der Stufe ?Feststellung? sein, eine bereits oben erwähnte Instandsetzungsplanung zu erstellen. Der Vorteil dabei ist, dass durch eine mittelfristige Planung insbesondere die Finanzlage angepasst werden kann und die Eigentümer im Hinblick auf etwa erforderliche Sonderumlagen ebenfalls parallel vorsorgen können. Es kann allerdings bereits festgehalten werden, dass es nicht die originäre Pflicht des Verwalters ist, eine solche Instandsetzungsplanung vorzunehmen. Es erfordert regelmäßig einen Beschluss der Eigentümer, da üblicherweise Kosten durch eine mittelfristige Instandsetzungsplanung entstehen, da eine zielgerichtete Planung nicht ohne einen Bausachverständigen erfolgen sollte. Diese Kosten sind vorab zu beschließen. Der Verwalter sollte aber auf eine entsprechende Möglichkeit hinweisen. Zu empfehlen ist eine Instandsetzungsplanung dahingehend, zu welchem Zeitpunkt welche Maßnahmen voraussichtlich erforderlich werden.  Diese Planung sollte zum einen sämtliche bekannten Mängel enthalten und darüber hinaus zukünftig erforderlich werdende Reparaturen erfassen, die durch einen gegebenenfalls beauftragten Sachverständigen prognostiziert werden. Eine entsprechende Maßnahmenplanung zeigt zudem auch, ob die vorhandene Instandhaltungsrücklage ausreicht oder ob gegebenenfalls die Zuführung zur Rücklage erhöht werden muss.

Hinweispflicht des Verwalters

Stellt der Verwalter im Rahmen der oben genannten Pflicht bzw. im Rahmen seiner Begehungen etwaigen Instandsetzungsbedarf fest, ist dieser verpflichtet, die Eigentümer darüber zu informieren. Aufgrund dieser Informationen müssen sich die Eigentümer auf der Eigentümerversammlung ein Bild davon machen können, wie dem Instandsetzungsbedarf entgegenzutreten ist. Wichtig ist, dass die Informationspflicht des Verwalters umfassend ausgestaltet ist. Informationen muss der Verwalter von sich aus und nicht erst auf Nachfragen an die Eigentümer weiterleiten. Dazu gehört beispielsweise auch, dass der Verwalter bei eindeutigen Mängeln bereits konkrete Angebote über Umfang  und Kosten der Instandhaltungsarbeiten einholt und gegebenenfalls Handlungsalternativen darstellt. An dieser Stelle sind die Eigentümer vom Verwalter regelmäßig über besondere Gesetze (wie z. B. die Energieeinsparverordnung), Finanzierungs- und Fördermöglichkeiten zu informieren. In der Regel wird es bei größeren Maßnahmen auch erforderlich sein, dass mindestens drei Angebote eingeholt werden, die auf das gleiche Gewerk gerichtet und vergleichbar sind. Bei umfangreichen Maßnahmen, die einen gewissen Sachverstand erfordern, sollte der Verwalter der Gemeinschaft ein Sachverständigengutachten vorschlagen. Zwar löst dieses Kosten aus, doch vermeidet ein neutrales Gutachten häufig etwaige Streitigkeiten unter den Eigentümern oder zwischen der Gemeinschaft und dem Verwalter.

Beschlussvorbereitung

Sodann hat der Verwalter auch auf eine entsprechende Beschlussfassung zur Instandsetzung hinzuwirken. Dazu gehört zunächst, dass der Verwalter von sich aus eine Eigentümerversammlung einberuft, die möglicherweise auch außerordentlich erfolgen muss, sofern die Instandsetzung bzw. die entsprechende Vorbereitung keinen Aufschub bis zur nächsten ordentlichen Eigentümerversammlung duldet. Der Verwalter hat entsprechende Beschlussvorlagen vorzubereiten. An dieser Stelle ist darauf hinzuweisen, dass jedenfalls bei größeren Erhaltungsmaßnahmen mehrere Beschlüsse erforderlich sind, die sukzessiv aufeinanderfolgen, möglicherweise auch in verschiedenen Versammlungen.

Beschlussausführung

Zuletzt ist der Verwalter verpflichtet, die gefassten Beschlüsse der Gemeinschaft umzusetzen und beispielsweise Dritte mit der Sanierung zu beauftragen.  Aus § 21 Absatz 1 Nr. 2 WEG folgt auch, dass der Verwalter verpflichtet ist, etwaige Instandsetzungsarbeiten zu überwachen. Er ist in diesem Falle Vertreter der Gemeinschaft und wie ein Bauherr zu behandeln. Keinesfalls folgt daraus die Verpflichtung zur Bauleitung und Baubetreuung, weswegen der Gemeinschaft anzuraten ist, auch an dieser Stelle einen Sachverständigen einzuschalten. Dieses kann wiederum nur durch Beschluss erfolgen.

Fazit

Der Verwalter ist die zentrale Rolle im Instandsetzungsprocedere, so dass festgehalten werden kann, dass eine professionelle Verwaltung Voraussetzung für den Werterhalt der Immobilie ist. Letztlich bleibt jedoch die Beschlusskompetenz bezüglich der  Instandhaltung bei den Eigentümern, weshalb ein bestimmtes Maß an Eigeninitiative erforderlich ist. Diesen ist zu empfehlen ? auch wenn dieses zusätzliche Kosten verursacht ? eine zumindest mittelfristige Instandsetzungsplanung anzuregen, damit zu den entsprechenden Zeitpunkten ausreichend liquide Mittel zur Verfügung stehen.

Stand: 06.11.2013

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